Dans notre monde actuel actuel, tout va très vite.
Il est facile de se sentir dépassé par toutes les tâches que nous avons à accomplir dans la journée. Avec autant de choses à faire, il peut être difficile de savoir par où commencer.
Mais il existe un outil simple et efficace pour t’aider à prioriser tes tâches et donc mieux gérer ton temps : la matrice d’Eisenhower.
Dans cet article nous allons créer ensemble une matrice d’Eisenhower directement dans Notion, dans laquelle tu pourras organiser tes tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, et ainsi améliorer ta productivité.
Ce template Notion t’aidera à visualiser rapidement les tâches qui nécessitent ton attention immédiate et celles qui peuvent attendre. En utilisant cette méthode, tu pourras te concentrer sur les tâches les plus importantes et les plus urgentes en premier.
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La matrice d'Eisenhower
La Matrice d’Eisenhower est une méthode de gestion des tâches qui permet de hiérarchiser les priorités en fonction de leur urgence et de leur importance.
Cette matrice est basée sur quatre catégories de tâches : Urgent et Important, Important mais pas Urgent, Urgent mais pas Important, et ni Urgent ni Important.
Définition
La Matrice d’Eisenhower a été développée par le général et ancien président américain Dwight D. Eisenhower, qui a utilisé cette méthode pour organiser son temps et ses tâches pendant sa carrière militaire et politique. Cette matrice est également connue sous le nom de « matrice des priorités » ou « matrice du temps ».
La matrice d’Eisenhower se compose de quatre quadrants :
- Important et urgent : les tâches qui sont à la fois importantes et urgentes doivent être ta priorité absolue. Ces tâches nécessitent une attention immédiate et ne peuvent pas être reportées.
- Important mais pas urgent : les tâches qui sont importantes mais pas urgentes doivent être planifiées pour plus tard. Ces tâches nécessitent un peu de temps pour les planifier et les préparer correctement mais peuvent être effectuées ultérieurement.
- Urgent mais pas important : les tâches qui sont urgentes mais pas importantes doivent être déléguées à quelqu'un d'autre si possible. Ces tâches peuvent sembler urgentes, mais elles ne contribuent pas à tes objectifs à long terme.
- Pas important et pas urgent : les tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes doivent être éliminées. Ces tâches ne sont que des distractions qui gaspillent ton temps précieux.
Commment l'utiliser efficacement ?
Pour utiliser la Matrice d’Eisenhower efficacement, voici les étapes à suivre :
- Commences par lister toutes les tâches que tu dois accomplir
- Classes chaque tâche dans l’une des quatre catégories de la matrice en fonction de son urgence et de son importance
- Commences par les tâches de la catégorie « Urgent et Important »
- Planifies les tâches de la catégorie « Important mais pas Urgent »
- Délégues les tâches de la catégorie « Urgent mais pas Important »
- Élimines les tâches de la catégorie « Ni Urgent ni Important »
Création du Template Notion
Maintenant que tu sais ce que c’est et comment cette matrice peut t’aider, on va pouvoir créer le template Notion de la matrice d’Eisenhower.
Définition du système
Comme pour chaque template Notion que tu vas créer, il est important de prendre quelquels instants pour définir les éléments nécessaires et leur imbrication.
Pour ce template Notion, nous allons créer une base de données de tâches et une pour les étiquettes.
Il faudra également créer une page d’archives et un tableau de bord.
Création des bases de données
Commençons par une nouvelle page blanche dans notre espace de travail.
A l’intérieur de celle-ci nous allons créer une seconde page qui va contenir l’ensemble des bases de données. Ainsi elles seront toutes au même endroit et nous n’aurons qu’à faire des vues liées à ces bases de données dans les autres pages ainsi que dans le tableau de bord.
Création de la base de données des tâches
Pour créer notre base de données des tâches, nous allons créer une base de données inline. On lui donne un nom, dans notre exemple : Eisenhower – Tâches.
On ajoute maintenant les propriétés suivantes à la base de données :
- Done - Case à cocher : cochée si la tâche est terminée. Elle sera surtout utilisée pour les filtres des vues
- Nom - Texte : titre de la tâche
- Etiquette - Menu déroulant à choix multiples : pour le moment on laisse la propriété telle qu'elle est
- Etat - Status : cette propriété est utilisée pour attribuer un statut à la tâche (Non démarré, En cours, Done)
- Priorité - Menu déroulant : avec deux possibilités - Important et pas important
- Urgence - Menu déroulant : avec deux possibilités - Urgent et pas urgent
- Date de création - Date de création : date de création de la tâche
- Archive - Case à cocher : cette propriété permet d’archiver une note. Elle sera utilisée pour les différentes vues de la base de données.
Création de la base de données des étiquettes
Cette base de données est optionnelle et le template sera complètement opérationnel sans.
Néanmoins, j’aime ajouter une base de données pour les tags. Ceci permet d’avoir des tags identiques au niveau de l’ensemble de l’espace de travail.
C’est très utile pour avoir une vue globale des informations pour un tag donné et facilite les recherches d’un sujet particulier.
Nous allons donc créer une nouvelle base de données inline que nous appellerons Eisenhower – Etiquettes. Evidemment, si tu as déjà une base de données principale de tags, tu peux tout à fait l’utiliser.
Modification des propriétés Etiquettes des carnets de Notes
Comme nous l’avons vu précédemment, la base de données des tâches contient déjà une propriété Etiquette. Il s’agit pour le moment d’un menu déroulant.
Nous allons modifier cette propriété pour créer une relation entre la base de données Eisenhower – Etiquettes et la base de données Eisenhower – Tâches.
Pour cela, cliques sur la propriété Etiquettes du carnet de notes puis édites-la. Nous allons changer le type pour Relation. Et nous allons la lier à notre base de données étiquettes (qui dans le template s’appelle Eisenhower – Etiquettes).
Création de la page Archives
Nous allons créer une nouvelle page Archives.
Cette page contient toutes les tâches lorsque la case à cocher Archive est cochée.
Pour cela, crées une nouvelle page dans le template.
Ensuite, crées un bloc Linked View to Database. Sélectionnes la base de données des tâches et choisis une vue Table.
Nous allons maintenant créer un nouveau filtre. Pour cela, cliques sur Filter et crées un nouveau filtre avancé. Sélectionnes la propriété archive et la case à cocher cochée comme dans la capture ci-dessous.
Création du tableau de bord du template Notion
Maintenant que nous avons notre base de données de tâches et notre page d’archive, retournons à la page principale (tableau de bord de notre template Notion) que nous allons transformer en matrice d’Eisenhower.
Personnellement, j’aime avoir une esthétique plutôt minimaliste. Ca m’aide à ne pas être trop distraite.
J’ai choisi d’avoir un menu de navigation à gauche avec différentes boutons permettant de créer une tâche automatiquement dans le bon cadran.
Sur la partie droite, j’ai 4 vues de la base de données des tâches en fonction de leur niveau d’importance et d’urgence.
Pour réaliser ce tableau de bord, nous allons créer trois colonnes.
Création de l’encadré Navigation
La première colonne nous servira pour la navigation. Afin de créer le cadre, nous allons utiliser un encadré avec l’arrière plan par défaut.
On lui donne un petit nom, ici Navigation. On peut aussi lui rajouter un emoji ou une icône.
Par défaut, les base de données n’apparaissent pas dans la page et on ne peut pas faire de mention d’une base de donnée en ajoutant un bloc.
Pour avoir le lien vers les différents carnets, déplies la page Base de données. Et cliques sur les … ou fais clic droit sur le premier carnet puis sélectionnes Copy Link.
Colles ensuite ce lien dans le tableau de bord et sélectionnes Mention page.
Fais de même avec la page Archive.
On aurait pu y mettre la page Base de données, mais j’ai préféré la cacher en bas du tableau de bord dans un toggle.
Création de l’encadré Créer une tâche
De la même façon, l’encadré Créer une tâche est un bloc de callout avec l’arrière plan par défaut.
Cet encadré contient quatre boutons. Le bouton est une nouvelle fonctionnalité Notion apparue il y a quelques mois qui permet de lancer certaines actions ou enchaînement d’actions.
Ici, le bouton Important et Urgent créée une nouvelle entrée dans la base de données des tâches :
Le bouton Important et non Urgent créée une nouvelle entrée dans la base de données des tâches :
Le bouton Non important et Urgent créée une nouvelle entrée dans la base de données des tâches :
Le bouton Non important et non Urgent créée une nouvelle entrée dans la base de données des tâches :
Création de la matrice
Dans la partie droite, nous allons créer deux colonnes et y ajouter les vues de la base de données Tâches avec des filtres différents. Pour cela, on utilise le bloc Linked view to Database et on choisit la base de données Eisenhower-Tâches.
Pour la première vue Important et Urgent, nous allons prendre une vue sous forme de table triée par Date de Création. Nous allons rajouter un filtre sur la priorité afin de n’afficher que les tâches importantes et un filtre sur l’urgence pour les tâches urgentes.
La vue est filtrée pour n’afficher que les notes qui ne sont pas archivées ni terminée.
Répètes ensuite l’opération pour les trois autres quadrans (Important et non Urgent, Non important et Urgent, Non important et Non Urgent).
En conclusion
Grâce au template Notion de matrice d’Eisenhower, tu peux organiser tes tâches de manière efficace et ainsi améliorer ta productivité.
Si tu le souhaites, ce template Notion est disponible ici !
Lise
Passionnée d’organisation et de productivité, ma mission est de t’aider à mener de front une vie familiale et une carrière professionnelle sans devoir sacrifier quoi que ce soit 🌸
