Tu cherches un outil de gestion de projet efficace et facile à utiliser ? Un outil de prise de notes ou plus globalement un outil pour organiser ta vie digitale ?
Notion peut être la solution que tu recherches.
Notion est une plateforme tout-en-un qui offre de nombreuses fonctionnalités, notamment la prise de notes, la gestion de tâches, la collaboration en équipe et bien plus encore.
Par contre, comme n’importe quel outil, Notion a ses avantages et ses inconvénients.
Dans cet article, nous allons examiner ensemble les avantages et les inconvénients de Notion pour t’aider à décider si c’est l’outil de gestion de projet qui te convient le mieux !
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Qu'est-ce que Notion ?
Un peu d'histoire
Notion Labs Inc est une start-up implantée à San Francisco et fondée en 2013 par Ivan Zhao et Simon Last.
L’application est lancée en mars 2016 pour les navigateurs Web et MacOS X, en mai 2017 pour Microsoft Windows et deux mois plus tard pour iOS.
En mars 2018, l’équipe publie Notion 2.0 et introduit les bases de données. Le logiciel reçoit des éloges sur Product Hunt en tant que produit du mois. À l’époque, l’entreprise comptait alors moins de 10 salariés.
En juin 2018, une application Android officielle est publiée.
En septembre 2019, la société a annoncé avoir atteint le million d’utilisateurs. En avril 2020, elle est valorisée à 2 milliards de dollars avec 4 millions d’utilisateurs.
Aujourd’hui Notion compte plus de 20 millions d’utilisateurs dans le monde entier.
Les fonctionnalités clés
Notion est une plateforme tout-en-un qui intègre une multitude de fonctionnalités destinées à améliorer la productivité, la gestion de projets, et la collaboration.
Voici une liste non exhaustive des principales fonctionnalités offertes par Notion :
- Prise de notes et documentation : Notion permet de créer des notes riches et structurées avec du texte, des images, des listes à puces, des checklists, et des liens. Les utilisateurs peuvent également intégrer des vidéos, des fichiers audio, et des documents pour enrichir leurs notes
- Bases de données personnalisables : les utilisateurs peuvent créer des bases de données personnalisées avec des vues sous forme de tableau, liste, calendrier, ou Kanban, adaptées à différents types de contenus et de projets
- Gestion de tâches et de projets : avec des tableaux de style Kanban, des listes de tâches, des calendriers et des rappels, Notion aide à organiser les projets et à suivre l'avancement des tâches individuelles et celles des équipes
- Wikis d'entreprise et bases de connaissances : Notion permet de construire des wikis d'entreprise structurés et des bases de connaissances pour centraliser les informations et les ressources importantes, facilitant l'accès et le partage de ces connaissances au sein des équipes
- Collaboration en temps réel : les fonctionnalités de collaboration permettent à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur le même document, d'assigner des tâches, de commenter, et de partager des feedbacks, améliorant ainsi la communication et l'efficacité de l'équipe
- Intégrations et blocs intégrés : Notion s'intègre avec de nombreux outils populaires comme Google Drive, Slack, GitHub, et Trello, permettant d'incorporer du contenu externe directement dans Notion pour un workflow plus fluide
- Applications mobiles et synchronisation : avec des applications disponibles pour iOS et Android, ainsi qu'une synchronisation en temps réel, les utilisateurs peuvent accéder à leurs informations et travailler depuis n'importe où, sur n'importe quel appareil
Les avantages de Notion
Interface simple et design épuré
Adepte d’un design minimaliste, il faut reconnaître que je suis fan de l’interface épurée de Notion.
En effet, Notion se distingue par son interface simple, intuitive et conviviale, offrant une expérience utilisateur exceptionnelle.
Dès que tu ouvres l’application, tu es accueilli par une mise en page propre et esthétique. La navigation est fluide, avec une barre latérale qui permet un accès rapide aux différentes pages de ton espace de travail.
L’interface épurée élimine le superflu, créant ainsi un environnement propice à la concentration et à une utilisation intuitive.
Personnalisation et flexibilité pour répondre à tous tes besoins
L’un des avantages les plus significatifs de Notion réside dans sa capacité exceptionnelle à pouvoir être personnalisé, te permettant de créer un espace de travail qui répond à tes besoins spécifiques.
Cette flexibilité est au cœur de l’expérience Notion, où l’on peut facilement transformer une page vierge en un système organisé pour la prise de notes, la gestion de projet, la création de bases de données, ou même le suivi d’habitudes personnelles. Les utilisateurs peuvent insérer des éléments variés comme du texte, des tableaux, des listes de tâches, des images, et même des éléments intégrés depuis d’autres services web.
Cette approche modulaire signifie que, peu importe que tu sois un étudiant organisant ses cours, une femme active souhaitant organiser efficacement sa liste de tâches, ou une entreprise coordonnant des projets complexes, Notion peut être modelé pour s’adapter à ton workflow unique.
En outre, la flexibilité de Notion s’étend au-delà de la personnalisation individuelle pour embrasser une collaboration efficace au sein des équipes.
Collaboration et partage efficace
La collaboration et le partage dans Notion sont conçus pour transformer la manière dont les équipes interagissent et gèrent l’information, consolidant la communication et le travail d’équipe en un espace unifié.
Grâce à ses fonctionnalités de partage avancées, Notion permet aux utilisateurs de collaborer en temps réel, qu’il s’agisse de rédiger des documents, de planifier des projets ou de créer des bases de données collaboratives.
Les espaces de travail peuvent être partagés avec des collègues ou des clients, permettant à chacun de contribuer, de commenter et de suivre les progrès à partir de n’importe quel appareil.
La gestion granulaire des permissions assure un contrôle précis sur qui peut voir, modifier ou simplement commenter les contenus, garantissant ainsi la sécurité des informations et la clarté des rôles au sein des projets.
Cette facilité de partage et de collaboration fait de Notion un outil puissant pour les équipes de toutes tailles.
Galerie de templates gratuits
La galerie de modèles Notion est un trésor pour les utilisateurs qui cherche l’inspiration instantanée ou un point de départ solide pour leurs projets.
La galerie de modèles Notion offre une variété impressionnante de modèles gratuits qui couvrent un large éventail d’utilisation, du personnel au professionnel. L’un des avantages majeurs de Notion réside dans cette diversité de modèles, fournissant aux utilisateurs, quels que soient leurs besoins, un moyen rapide et efficace de démarrer.
Dans la galerie de modèles, tu pourras trouver des modèles pour la gestion de projet, la prise de notes, le suivi des objectifs, la gestion des tâches, la planification de voyage, la gestion des finances, et bien plus encore. Que tu sois étudiant, entrepreneur, créatif ou professionnel, je suis sûre que Notion propose un modèle qui correspond à tes besoins.
La plupart de ces modèles sont gratuits, ce qui augmente considérablement la valeur de l’utilisation de Notion. Tu pourras ainsi les personnaliser selon tes propres besoins sans avoir à dépenser de l’argent en plus.
Les inconvénients de Notion
La courbe d'apprentissage
On vient de le voir, Notion est un outil complet et très puissant.
Avec ses possibilités de personnalisations quasi-infinis, la courbe d’apprentissage de Notion peut représenter un réel défi pour les nouveaux utilisateurs avant de pouvoir se l’approprier et le prendre en main pleinement.
Comprendre la logique derrière la création de pages, l’utilisation de bases de données et la mise en place de relations entre ces bases de données peut nécessiter un peu de temps. Bien que la courbe d’apprentissage puisse être intimidante au début, tu verras que sur le long terme tu obtiendras de vrais bénéfices en termes d’efficacité et de personnalisation.
Maintenant qu’on a dit ça, il est important de mentionner que Notion propose une grande variété de ressources d’apprentissage, y compris des tutoriels vidéo, une documentation détaillée et une communauté active. Ces ressources facilitent l’acquisition des compétences nécessaires pour naviguer efficacement dans l’écosystème Notion.
Les performances
Dans certains cas, en particulier lorsque qu’on travaille avec des bases de données volumineuses ou des pages très complexes, Notion peut être sujet à des ralentissements.
Cependant, l’équipe de développement de Notion est constamment en train d’améliorer les performances offrir une meilleure expérience utilisateur. Tu peux trouver les dernières améliorations ici.
Localisation de l'interface graphique
Notion est disponible en plusieurs langues dont l’anglais (évidemment) et le français.
En utilisant beaucoup Notion, on se rend compte assez rapidement que cette localisation en français n’est pas totalement aboutie et que certaines traductions sont soit approximatives soit inexistantes.
Je dirais que cela concerne environ 5% de l’interface, mais cela dépend des utilisateurs et des interfaces (accès via l’interface web ou via l’application de bureau).
Mode hors ligne
Alors on ne va pas se mentir, l’utilisation de Notion sans connexion internet n’est pas vraiment possible.
Si tu te retrouves dans un endroit sans Internet (dans l’avion par exemple) tu pourrais être un peu coincée.
C’est comme avoir un super VTT, mais pouvoir l’utiliser uniquement sur des pistes cyclables. C’est dommage !
Alternatives à Notion
Trello
Trello est une alternative populaire, surtout reconnue pour sa simplicité et son approche visuelle de la gestion de projet avec un système de tableaux, listes et cartes.
Trello excelle dans la gestion de tâches et de projets grâce à sa facilité d’utilisation et à sa flexibilité.
Il sera néanmoins plus compliqué voire impossible de faire de la prise de notes efficaces avec Trello.
J’ai utilisé Trello très longtemps pour la partie gestion de projets en complément d’Evernote pour la prise de notes.
Evernote
Evernote est souvent cité comme une alternative à Notion, en particulier pour la prise de notes et l’archivage d’informations.
Sa capacité à synchroniser les notes sur plusieurs appareils et à rechercher du texte même dans des images en fait un choix solide pour ceux qui ont besoin d’un outil de prise de notes robuste et fiable.
Mais Evernote manque de possibilités de personnalisation et n’a pas les fonctionnalités de gestion de projet que Notion offre. Même s’il est possible de partager des notes ou des carnets, il n’existe pas de vrai travail collaboratif.
Pour moi Evernote est uniquement un bon outil de prise de notes.
Clickup - Asana - Jira - Monday etc.
Il existe plusieurs autres alternatives à Notion en particulier en terme de gestion de projets tels que Clickup, Asana ou encore Monday.
Beaucoup de ces applications excellent dans la gestion de tâches et de projets mais n’ont pas la flexibilité et les capacités de personnalisation de Notion.
Les tarifs de Notion
La tarification de Notion est structurée de manière à accommoder une large gamme d’utilisateurs reflétant sa polyvalence et son engagement à rendre la gestion de projet et la collaboration accessibles à tous.
Notion propose plusieurs niveaux de tarification, y compris une option gratuite très intéressante, qui te permettra de commencer à utiliser l’application sans coût initial.
Cette version gratuite offre un accès à la majorité des fonctionnalités de Notion. La limitation va se faire sur le nombre de jours d’historique, la taille de chargement des fichiers ou encore ses capacités d’automatisation.
Pour les utilisateurs qui souhaitent plus de fonctionnalités et de capacités, Notion propose des abonnements payants avec différents niveaux.
Le plan Plus est idéal pour les utilisateurs individuels cherchant à débloquer des fonctionnalités avancées, telles que le nombre illimité de blocs et le partage avec des invités pour une gestion plus poussée de leurs projets et de leur espace de travail.
Les tarifs pour les équipes et les entreprises introduisent des fonctionnalités collaboratives étendues, un support administratif supérieur, et des options de sécurité avancées, conçus pour faciliter la collaboration à l’échelle et assurer la conformité des données.
Le plan Business est conçu pour les équipes recherchant une collaboration et une organisation centralisées, tandis que le plan Enterprise s’adresse aux organisations nécessitant une personnalisation complète, un support dédié et des contrôles de sécurité et de gouvernance renforcés.
En plus de ces différents plans, si tu veux utiliser l’Intelligence Artificielle proposée par Notion, tu devras rajouter l’option AI de Notion pour chaque utilisateur de l’espace de travail.
En conclusion
Notion est un outil incroyablement puissant pour celles et ceux comme toi qui cherchent à organiser leur vie numérique. Sa flexibilité, sa polyvalence et ses capacités de collaboration en font un outil parfait pour tous les cas d’usage.
Mais, comme tout outil, il a aussi ses inconvénients. Sa courbe d’apprentissage et sa flexibilité peuvent être lourdes, et l’accès hors ligne est plus que limité.
C’est à toi de décider si les avantages de Notion l’emportent sur ses inconvénients dans ton quotidien.
Personnellement j’ai choisi !
FAQ
Absolument, mais par contre attends-toi à une période d’apprentissage.
Il y a plein de ressources et de communautés pour t’aider à démarrer.
Oui, Notion est assez flexible pour gérer à la fois tes projets personnels et professionnels.
Tu peux le faire dans le même espace de travail ou dans des espaces de travail distincts.
Lise
Passionnée d’organisation et de productivité, ma mission est de t’aider à mener de front une vie familiale et une carrière professionnelle sans devoir sacrifier quoi que ce soit 🌸
