Tu n’arrives plus à gérer ton temps ? Tu es dépassée par une cascade de demandes de réunions qui arrivent par mail ? Tu ne t’en sors pas ?
Rassures toi tu n’est pas seule. Ton temps est une chose précieuse que tu dois apprendre à valoriser.
C’est exactement ce dont nous allons parler dans cet article !
Je discutais il y a quelques jours avec un de mes collègues qui a un agenda très chargé. Au fil de la conversation, je me suis aperçue qu’il avait perdu le contrôle de son agenda. Beaucoup des réunions qui composent sa semaine ne sont pas à son initiative. Dans l’absolu, dans les métiers que nous avons, c’est normal de participer à des réunions avec les clients organisées par des commerciaux ou être conviés à des réunions internes.
Tout le monde a accès à son agenda et certains y mettent des rdv sans vérifier ses disponibilités. Il se retrouve par la suite à dire oui à tout, à devoir gérer des conflits d’agenda et à ne plus savoir quoi prioriser.
Si tu es comme mon collègue et globalement comme la plupart des gens, tu as probablement, toi aussi une journée bien remplie avec un agenda chargé et un tas d’activités avec lesquels tu dois jongler. Cela peut être une source importante de stress et provoquer un sentiment d’épuisement à la fin de la journée. Heureusement, il existe des moyens simples pour reprendre le contrôle de ton agenda et avoir plus de temps pour toi.
Dans cet article, je vais te montrer quelques astuces simples pour t’aider à mieux gérer ton temps et te permettre de profiter de la vie.
Eléments clés à retenir
- Acceptes de prendre un peu de temps pour planifier ta journée
- Gères tes priorités
- Apprends à dire non quand cela est nécessaire
- Utilises des blocs de temps pour être plus efficace
- Définis des règles d'utilisation de ton agenda surtout quand il est partagé
- Planifies tes pauses pour ne pas les oublier
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Pourquoi tu dois reprendre le contrôle de ton agenda
La gestion de ton agenda est quelque chose d’hyper important car il te permet de gérer ton temps. Le temps est ce que tu as de plus précieux. Les journées ne font que 24 heures. A toi de choisir comment tu veux gérer ton temps efficacement !
Et l’agenda, s’il est correctement utilisé peut être un allié précieux pour t’aider à valoriser ton temps.
Exemple concret : comment je gère mon agenda
J’utilise trois calendriers : un personnel, un partagé et un professionnel.
Mon calendrier personnel est juste pour moi mais au fur et à mesure des années je le regarde de moins en moins. Il me sert à noter des choses à ne pas oublier de payer !
Le second calendrier que j’utilise est un calendrier partagé avec mon mari. Dans ce calendrier, nous mettons tous les rdvs importants et les choses à ne pas oublier pour la famille.
J’y mets par exemple mes déplacements professionnels quand je vais voir un client ou encore quand je me déplace à Paris pour la journée. En effet, cela a un impact sur notre organisation. Mon mari y mets les évènements sportifs ou encore les rdv médicaux. Cela fait plus de 10 ans que nous l’avons mis en place et ça fonctionne plutôt bien pour nous.
Enfin j’ai mon calendrier professionnel. Il est complètement séparé de mes autres calendriers car partagé avec plusieurs de mes collègues.
Par défaut, tout le monde peut voir les blocs dans mon agenda mais n’ont pas le détail. Ils voient juste si je suis occupée ou pas sur un créneau donné.
Mon agenda professionnel est toujours ouvert en vue semaine de travail sur 5 jours. J’y mets un certain nombre de choses personnelles qui peuvent avoir un impact sur ma journée de boulot. Par exemple, je vais au sport entre midi et deux tous les lundis et les vendredis. J’ai donc un meeting récurrent privé (personne ne voit le détail même ceux à qui j’ai partagé mon agenda) de midi à 14h tous les lundis et tous les vendredis.
De la même façon, quand je vais au bureau à Paris, je l’indique dans mon agenda. Je sais que ma journée ne sera pas la même que quand je travaille de la maison. J’y mets également les temps de trajets. Je bloque une heure et demi de temps de trajets avant et après un déplacement au bureau par exemple.
Si j’ai un rdv médical il apparait aussi dans mon agenda pro. Si je dois aller chercher les enfants à l’école, je bloque 30 minutes dans mon agenda.
Cela me permet de ne pas oublier mais aussi d’éviter que certains prennent un rdv client ou me mettent un meeting important pile sur ce créneau (c’est du vécu !)
Mon agenda pro est toujours à jour. C’est obligatoire si l’on veut que ça marche.
Pour un client à qui on propose plusieurs créneaux, je mets des blockers. Ils sont intitulés Blocker – Nom du client – Projet. Cela me permet d’éviter les conflits d’agenda et de gérer les priorités si jamais j’ai deux réunions au même moment.
J’ai également un code couleur pour chaque type de meetings que j’utilise depuis une dizaine d’années afin de m’aider visuellement et de faciliter les recherches dans l’agenda.
Forcément tu vas pas en arriver là tout de suite. Alors commençons par quelques astuces qui vont t’aider à reprendre le contrôle de ton agenda.
Les 7 astuces pour un agenda sous contrôle
Evalues ton emploi du temps actuel
La première des choses à faire est de prendre un peu de temps afin de comprendre la façon dont tu gères ton agenda aujourd’hui.
Identifies ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être amélioré. Est-ce que ton agenda reflète ta charge de travail actuelle ?
Est-ce que tu notes tout dans ton agenda ou est-ce que tu oublies certains rendez-vous ?
Est-ce que les rendez-vous/réunions de ton agenda ont été créés par toi ou par d’autres ?
Commences par faire une liste de ce qui te convient aujourd’hui et ce qui ne te convient pas. Cela te permettra d’y voir plus clair et de comprendre où se situe les axes d’amélioration.
Planifies en amont
Planifier ta semaine et ton mois en avance sont des stratégies très efficaces. Cela permet d’avoir une vue globale et d’identifier où ton temps passe et sur quelles activités.
Commences ainsi par lister l’ensemble des rdv importants et déplacements sur le mois à venir. N’oublies pas de prendre en compte le temps de transport correspondant avant et après le déplacement.
Si tu as des projets et actions avec des deadlines, c’est le moment de les positionner dans ton agenda.
Ensuite fais la même chose au niveau de la semaine.
Tu verras ainsi quels sont les créneaux disponibles dans ton agenda.
Personnellement j’ai choisi de planifier ma semaine prochaine le vendredi en fin d’après-midi juste avant de déconnecter du boulot. Et je refais une mise à jour éventuellement durant le week-end.
Utilise les blocs de temps
Une planification minutieuse est la clé d’une gestion efficace de ton temps.
Bloques des plages horaires dédiées à des tâches spécifiques, en tenant compte de ton rythme personnel.
Cela ne sert à rien de bloquer 4 heures d’affilées. C’est un bloc de temps beaucoup trop long. Un bloc de temps efficace est de 1h30 à 2h. Au delà, ton cerveau n’arrive plus à se concentrer.
Fais en sorte que ce bloc soit le plus efficace possible en éliminant les distractions (téléphone, email, etc.). Tu peux aussi utiliser la méthode Pomodoro afin de gagner en efficacité et en concentration. J’ai prévu un article sur cette méthode qui sera disponible bientôt !
Enfin, planifies dans ta semaine au moins un bloc de temps pour la formation et le développement de tes compétences. Personnellement, j’ai bloqué un créneau 2 heures tous les vendredis après-midi dédié à la formation.
Gères tes priorités
Une astuce importante pour optimiser son temps est de bien définir ses priorités.
Pour cela, classes tes tâches par ordre d’importance et d’urgence en utilisant des méthodes telles que la matrice d’Eisenhower. Identifies ce qui est crucial, ce qui est important mais pas urgent, ce qui est urgent mais pas important, et ce qui est ni urgent ni important. Cela t’aidera à y voir plus clair et à te concentrer sur ce qui compte vraiment.
Ensuite faisons le point sur les rendez-vous/réunions pris par quelqu’un d’autre. Car c’est un sujet hyper important.
Ce n’est pas parce que c’est un RDV client que c’est forcément prioritaire et que la formation qui pourrait te permettre d’acquérir de nouvelles compétences utiles pour ta carrière doit passer à la trappe.
Certaines réunions par contre doivent avoir la priorité : réunion avec ton manager, réunion d’équipes, etc. A toi de les identifier.
Une réunion que tu as toi planifié avec un client est plus importante qu’une réunion planifiée par quelqu’un d’autre.
Ca va avec la réunion « hyper urgente » qui ne peut se faire qu’à ce moment-là. Qui définit l’urgence ici ? Ce n’est pas toi. Tu ne fais que subir l’urgence de la personne qui prend le rendez-vous.
Est-ce que c’est vraiment si urgent ? Est ce qu’il est possible de décaler ?
Certaines personnes prennent des rendez-vous sans te consulter et tu te retrouves ensuite à devoir gérer des conflits d’agenda.
Dans 80% des cas il est possible de décaler un rendez-vous ou une réunion. Tout est une question de priorité !
Définis des règles d'utilisation de ton agenda
C’est tout con, mais ça aide à reprendre le contrôle de son agenda et donc de son temps.
Voici les règles que j’applique concernant l’utilisation de mon agenda dans le monde professionnel :
Par défaut, mon agenda n’est pas visible à d’autres personnes. J’accepte de partager mon agenda avec mon manager et certains collègues mais pas tout le monde.
Par défaut toute réunion positionnée dans mon agenda sans que je sois au courant de ce que c’est et que je n’ai pas au préalable acceptée est refusée !
Certains me demandent de leur laisser accès à mon agenda comme ça ils pourront prendre les meetings plus facilement. Ben non justement !
Je ne suis pas d’accord avec ça !
Ce n’est pas à eux d’estimer s’ils peuvent positionner un meeting de 30 minutes dans mon agenda parce qu’il y a un trou dans ma journée à ce moment-là.
Ce n’est pas non plus à eux d’estimer la priorité de ce qui est déjà positionné. Exemple : un meeting avec mon manager ou un autre personne de mon équipe. “Oh c’est pas grave elle va pouvoir décaler. Priorité au client.“
Mais qu’est-ce qu’il en sait ?
Une règle de base apprise à mes dépends il y a de nombreuses années : ne jamais supposer, toujours vérifier.
Cela revient au point précédent sur la gestion des priorités.
N’oublies pas : ce n’est pas aux autres de choisir tes disponibilités. C’est à toi et peu importe ton métier si tu souhaites reprendre le contrôle de ton agenda.
Apprends à dire non
Apprends à dire non et oses refuser des rendez-vous. Alors oui, je sais, c’est pas toujours évident et on se dit que si on le fait pas on va être mal vu ou passer pour la personne qui ne veut pas travailler, etc. Je suis aussi passée par là mais la vérité est ailleurs.
Ton temps est précieux, tu dois le valoriser. Ne te laisse pas déborder de réunions.
Regardes ton agenda et poses toi cette question pour chaque réunion : est ce que j’ai vraiment besoin d’être à cette réunion.
Est-ce que c’est important d’aller à une réunion sur un projet qui ne te concerne pas ? Non.
Est-ce que tu acceptes une réunion sur un rendez-vous client non préparé et non qualifié ? Non.
Est-ce que tu acceptes la troisième réunion préparatoire de la réunion de jeudi ? Non.
Est-ce que tu veux aller à la réunion d’équipe d’une équipe à laquelle tu n’appartiens plus ? Non.
Une réunion à 20h30 ? Non.
Planifies tes pauses
Alors oui, quand on a un agenda très chargé, c’est obligatoire de planifier aussi ses pauses pour qu’elles ne soient pas grignotées par les autres réunions.
Par définition, la nature a horreur du vide. Il en va de même pour ton agenda.
Par exemple : tu as une journée très chargée, mais tu n’as pas de rendez-vous entre 12h30 et 13h car c’est l’heure à laquelle tu manges. Tu as donc de fortes probabilités qu’on te mette une réunion pile à ce moment précis.
Pourquoi ? Parce que le créneau était vide !
Ce qui est intéressant également et que je vois de plus en plus ce sont des réunions réduites : au lieu de faire une réunion de 30 minutes, tu fais une réunion de 25 minutes. Au lieu de faire une réunion d’une heure, tu fais une réunion de 55 minutes.
Ceci a plusieurs avantages :
- Tu n’es pas en retard pour la réunion suivante
- Tu as le temps de faire une pause technique et de prendre un café
- Tu es moins stressée par le changement incessant de réunions au cours de la journée
En conclusion
Reprendre le contrôle de ton agenda peut te sembler difficile, mais cela peut faire une grande différence dans ta vie quotidienne !
Prends le temps nécessaire pour analyser ton agenda, planifies à l’avance ta journée ou ta semaine, gères les priorités et dis non lorsque c’est nécessaire. Découpes ta journée en blocs de temps, définis des limites pour l’utilisation de ton agenda et prévoies des pauses dans tes routines quotidiennes ou hebdomadaires.
Tu es capable de t’organiser et de trouver un équilibre entre toutes tes obligations.
Rester concentré sur la situation dans son ensemble est un outil efficace lorsqu’il s’agit de créer des changements significatifs dans ta vie.
Maintenant que tu as lu ces 7 astuces pour reprendre le contrôle de ton agenda, tu es sur la bonne voie pour reprendre le contrôle de ton emploi du temps. Alors pourquoi ne pas commencer dès maintenant ?
Quels sont tes astuces pour reprendre le contrôle ? Dis-le-moi en commentaires !
Lise
Passionnée d’organisation et de productivité, ma mission est de t’aider à mener de front une vie familiale et une carrière professionnelle sans devoir sacrifier quoi que ce soit 🌸
